Bonnes pratiques

Informez-vous sur les objectifs de l’événement et le rôle que joue la personne pour laquelle vous rédigez. Pourquoi cette personne a-t-elle été invitée à prendre la parole? Plus vous aurez d’information, plus il sera facile de définir le message principal de votre allocution.

Informez-vous sur le type d’auditoire. Est-ce que l’on s’adresse principalement à des étudiantes et étudiants, à des scientifiques, à membres du corps professoral, à des journalistes ou à la population en général? Connaître l’auditoire vous permettra d’ajuster le vocabulaire utilisé. Il faut, par exemple, éviter d’utiliser un langage spécialisé ou du jargon devant un auditoire grand public ou très diversifié.

Informez-vous sur le temps alloué pour l’allocution. Une prise de parole n’a pas besoin d’être longue. Entre 2 et 5 minutes suffisent normalement pour communiquer un message clair et percutant.

Faites de la recherche de contenu. Parlez directement à la personne qui prononcera l’allocution (ou à un proche collaborateur) pour connaître les éléments qu’elle aimerait aborder. Récoltez de l’information auprès de vos collègues, de spécialistes du sujet abordé ou sur le Web afin d’étoffer votre connaissance du sujet et de dénicher des informations qui alimenteront l’allocution.

Lorsque plusieurs personnes prennent la parole l’une à la suite de l’autre, il est recommandé de s’entendre entre rédacteurs pour se partager les éléments de contenu, afin d’éviter le plus possible la redite entre les allocutions.

L’homme de lettres Nicolas Boileau avait déjà compris en 1674 l’importance de la préparation. «Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement et les mots pour le dire arrivent aisément.»

Identifiez le message principal à livrer et organisez vos notes d’allocution autour de celui-ci. La nature du message à livrer vous aidera à trouver le bon ton pour l’allocution.

Si le besoin se fait sentir, vous pouvez également préparer un plan d’allocution, afin de mieux structurer votre pensée.

Écrivez à la voix active, qui est plus dynamique que la voix passive.

Évitez d’utiliser des acronymes, qui ne peuvent être compris par tout le monde et qui sont parfois difficiles à prononcer. Privilégiez les titres et les noms au long.

Employez des phrases courtes (visez un maximum de 20 mots), afin de faciliter la compréhension et d’éviter que l’oratrice ou l’orateur ne s’essouffle. Lorsque la phrase est trop longue, tentez de la scinder en deux phrases ou plus.

Écrivez simplement et de façon limpide. Il arrive qu’une oratrice ou un orateur doive expliquer un concept ou une théorie un peu aride. Dans ce cas, évitez les formulations creuses qui n’alimentent pas le propos. Pour favoriser la compréhension et capter l’attention de l’auditoire, il est souhaitable d’illustrer le propos par une image, un exemple concret ou une statistique parlante.

Calculez environ 100 à 130 mots par minute (selon le débit de l’oratrice ou de l’orateur), ou lisez vous-même l’allocution à voix haute à un rythme moyen pour calculer le temps d’élocution.

La lecture à voix haute permet également de déceler les mots ou les tournures de phrases difficiles à prononcer, qui pourront ensuite être corrigées.

Consultez la section Communications orales du guide de rédaction inclusive, afin de vous assurer que votre allocution représente de façon respectueuse la diversité de votre auditoire.

Utilisez de gros caractères (taille de police 14 ou 16, voire plus, ou demandez la préférence de l’oratrice ou l’orateur), l’interligne double et des puces, afin que le regard de la personne qui lit vos notes d’allocution puisse capter rapidement l’information et que cette personne puisse ensuite relever la tête pour prononcer son message en regardant son auditoire.

Faites confirmer et commenter votre allocution par les personnes qui ont aidé à sa préparation. Gardez cependant en tête que le texte final doit refléter le ton, les valeurs et la pensée de l’oratrice ou l’orateur. Cette préoccupation doit demeurer omniprésente afin que les commentaires des parties prenantes ne dénaturent pas trop le texte original proposé.

Rappelez-vous toujours que, lorsque vous écrivez une allocution pour quelqu’un d’autre, cette personne a la liberté de s’approprier le texte et de le modifier à sa guise.

Bonne rédaction!

Afin de vous aider à atteindre vos objectifs pour la production d'une vidéo, la Direction des communications, en collaboration avec les Services Web et Recrutement étudiant, vous proposent un outil qui indique les questions importantes à se poser ainsi qu'une série d'étapes à suivre pour faciliter votre processus avant de prononcer le mot «Action»!

Planification

Étape 1 – Établir les besoins

La phase de planification est primordiale pour contextualiser le projet ainsi qu'avoir une idée claire des besoins que la vidéo doit combler et des objectifs qu'elle doit atteindre. Il est important de passer en revue tous les détails du projet, des objectifs jusqu'à la réalisation de la vidéo, en passant par le message à livrer.

Créez un document de breffage afin que votre projet repose sur des besoins concrets, une vision et des objectifs clairs. Ce document vous permettra de consigner plusieurs éléments (messages clés, intervenants, durée et diffusion souhaitée). Le document de breffage relève chaque aspect du projet et désigne les personnes responsables de leur approbation.

À la suite de cet exercice, il faut vous assurer que le concept général de la vidéo a été approuvé par les personnes intervenantes au sein du service concerné par votre sujet:

• Promotion et recrutement: Services Web et Recrutement étudiant
• Notoriété: Direction des communications

Si nécessaire, à cette étape, le choix d'un fournisseur ou d'une entreprise externe est déterminé. Une rencontre de démarrage est ensuite indispensable afin de valider les informations du document de breffage et d'étudier les options de production (tournage, motion design, etc.).

Étape 2 – Déterminer les ressources nécessaires

C'est à cette étape que sont précisés les différents besoins de la production (coordination, rédaction, révision, distribution des rôles, voix pour la narration, etc.) et que les diverses facettes du projet sont analysées.

Le budget et l'échéancier de production sont également confirmés.

Étape 3 – Scénariser

La scénarisation constitue la base de votre production et permet de la séquencer. C'est à cette étape que les contenus se précisent et que les grandes idées pour le tournage sont mises de l'avant. Le concept est défini plus clairement et les contenus sont rédigés. Le style de la vidéo est aussi déterminé, de même que les principaux plans à filmer.

Étape 4 – Faire le repérage des lieux

Lorsque les lieux sont choisis pour le tournage, il importe de vérifier leur disponibilité avec une personne responsable et de vous assurer qu'ils seront libres le jour prévu. Il faut aussi déterminer si une autorisation officielle est exigée.

Étape importante pour minimiser les mauvaises surprises, le repérage des lieux permet de confirmer que les endroits pressentis conviennent bien pour le tournage. Il est primordial de le faire avant le jour du tournage afin de cerner d'éventuels problèmes et d'y trouver des solutions. Le repérage permet, par exemple, de voir si un lieu est trop exigu pour le tournage, s'il présente un manque de lumière naturelle, s'il y a des bruits ambiants, etc.

Étape 5 – Rencontrer les personnes intervenantes

Une fois le concept établi, il est essentiel de rencontrer les personnes intervenantes (comédiennes ou comédiens, figurantes ou figurants, accessoiristes, etc.) avant le tournage. Les besoins en matière de maquillage, d'éclairage, de caméras, de son, etc. sont aussi déterminés à cette étape.

Cette rencontre vous permettra également de voir les personnes intervenantes au naturel et d'apprendre à les connaître pour réussir à les mettre à l'aise lors du tournage. Prenez note que les disponibilités des personnes intervenantes peuvent être validées à ce moment.

Étape 6 – Planifier l'horaire de tournage

L'horaire de tournage doit prendre en compte la préparation des lieux, l'installation du matériel, le tournage, le démontage ainsi que les déplacements entre les lieux. Prévoyez toujours plus de temps que nécessaire, surtout si vous travaillez avec des étudiants ou des membres du personnel, ces derniers n'ayant pas nécessairement l'habitude des tournages.

À cette étape, il est très important de demander les autorisations de tournage. Pour obtenir une autorisation de tourner sur le campus, remplissez ce formulaire.

Réalisation

Il s'agit du tournage de l'ensemble des scènes. Il faut amasser assez de matériel pour assurer un montage de qualité. Que vous fassiez affaire avec un fournisseur externe ou que vous utilisiez des ressources internes, il faut vous assurer de la qualité des images filmées. La prise de son en vue du montage est également une tâche effectuée lors de la production.

Prendre des notes durant le tournage, par exemple sur une feuille de sélection des plans (ou de «dérushage»), permet de déterminer les prises que vous voulez vraiment conserver. Vous assurer que le décor est soigné et contrôler l'accès au lieu du tournage sont des exemples de tâches à effectuer lors de la réalisation.

Pour obtenir plus d'information relative à la préparation du montage, lisez la section Comment réussir son montage vidéo.

Postproduction

Cette phase est réalisée en studio. Elle permet d'aligner l'ensemble des séquences pour raconter une histoire. À cette étape, le son est aussi synchronisé avec les images prises pendant le tournage. Les meilleures prises de vue sont conservées. Le visuel est ensuite ajouté et les propos sont bien enchaînés. Des titres ou de l'infographie peuvent être ajoutés aussi, au besoin. À cette étape, il est important de vous assurer que les normes visuelles de l'Université Laval sont respectées.

En savoir plus sur les normes visuelles de l'Université Laval

La trame sonore est aussi ajoutée à ce moment. On l'utilise pour créer une ambiance, ajouter un rythme aux images et souligner certains éléments. Elle joue un rôle essentiel dans une vidéo, car elle la dynamise. La musique doit donc être choisie avec soin.

Il est possible d'acheter de la musique sur certains sites ou même d'obtenir de la musique gratuite.

La durée de la postproduction varie en fonction de la charge de travail occasionnée par les besoins du montage (effets spéciaux, motion design, définition de contrastes, etc.), du format choisi ainsi que des demandes du client.

Après l'approbation finale du montage, il reste l'exportation. Elle fait en sorte que la vidéo soit compatible avec la plupart des lecteurs vidéo et définit la résolution convenant à vos besoins. Les fichiers sont généralement livrés par téléchargement. Assurez-vous de demander le plus de formats possible (basse résolution, haute résolution, etc.) ainsi que les fichiers sources des vidéos.

Si vous devez faire le montage à l'interne, lisez la section Comment réussir votre montage vidéo.

Diffusion

La vidéo est ensuite prête à être diffusée. Il est crucial de définir une stratégie et de préparer un plan de diffusion qui tient compte de toutes les plateformes utilisées, des publics cibles et des moments les plus opportuns pour le lancement. Qu'il s'agisse de diffuser la vidéo sur vos réseaux sociaux ou de l'intégrer dans vos présentations ou sur votre site Web, il est important d'en faire la promotion.

Puisque vous avez à y réfléchir, sachez que la durée idéale d'une vidéo dépend de son usage et de la plateforme de diffusion choisie:

• Vidéo pour les réseaux sociaux: 6 à 8 secondes
• Vidéo promotionnelle: 1 minute à 1 minute 30
• Vidéo informative: peut être plus longue, tout dépend du sujet

Pour en savoir plus, veuillez lire la section «Durée» dans Comment réussir votre montage vidéo.

Normes visuelles

Dans le but d'uniformiser la présentation des productions visuelles de l'Université, consultez le Guide d'identité visuelle de l'Université Laval pour ces aspects:

• Ouverture ou fermeture
• Typographie
• Couleurs
• Surimpressions de titre (ou «super»)

La colorisation est un procédé qui consiste à ajuster les couleurs d'une vidéo ou d'une photo pour accroître son réalisme ou encore pour créer des effets esthétiques.

La retouche photo

Il n'est pas toujours aisé de retoucher des photos sans dénaturer les couleurs. Que la lumière soit naturelle ou artificielle lors de la captation, l'image restitue parfois des couleurs qui ne correspondent pas à la réalité.

Ces bonnes pratiques permettront de mieux faire ressortir les couleurs officielles de l'Université Laval, soit le rouge et le jaune, tout en harmonisant les différentes productions imprimées et numériques sur le campus.

La recette gagnante pour une retouche photo réussie

• Utilisez le rouge et le jaune ULaval en priorité pour vos accents de couleurs.
• Favorisez une image éclairée où il y a une forte présence de blanc et où vous pouvez avoir des contrastes
• En ce qui concerne le noir dans l'image, veuillez le garder le plus pur possible, sans le mélanger à d'autres couleurs. Le but est d'avoir un noir qui ne soit pas teinté d'une autre couleur, par exemple un noir qui tire sur le jaune, ce qui arrive souvent en situation de basse lumière, ou un noir bleuté.
• Assurez-vous que la couleur de la peau des gens qui apparaissent sur la photo soit naturelle.
• Privilégiez les fonds clairs et lumineux.

Conseil: Certains logiciels offrent un ensemble de réglages préenregistrés (preset) que l'on peut copier-coller d'une photo à une autre. Le preset Photoshop Vivid peut être d'un précieux secours pour améliorer les couleurs d'une image.

La colorisation vidéo

Deux étapes essentielles lors du tournage

Même si l'étape de la colorisation est liée à la postproduction, il est important, avant d'entamer le tournage, d'ajuster les réglages de votre caméra.

1. La luminosité

La luminosité peut avoir de grandes répercussions sur la qualité d'une colorisation. C'est pourquoi il faut respecter la capacité de vos capteurs à la lumière. Une image trop éclairée créera un manque de précision dans les détails de l'image qui seront difficilement traitables en postproduction.

Conseil: La capacité de captation de la lumière peut varier d'une caméra à l'autre, mais, idéalement, filmez dans des valeurs entre 400 et 800 ISO.

2. La balance des blancs

La balance des blancs est un paramètre de la caméra qui permet de capter la bonne couleur des images.

Chaque source lumineuse diffuse une couleur différente qui se traduit par le degré Kelvin (K). En accédant au menu «White Balance» de votre caméra, vous pourrez voir des mesures de référence, notamment 5600 K, qui correspond à la couleur du soleil lors d'une journée ensoleillée sans nuages, et 3200 K, qui correspond aux ampoules tungstène. Plus la mesure K est élevée, plus froide et bleutée sera la lumière.

Pour choisir la bonne mesure, il faut se poser la question suivante: «Quelle est la source de lumière principale de mon lieu de tournage?». Ainsi, si vous êtes dehors avec le soleil comme seule source de lumière, vous devez tourner en 5600 K. Dans le cas d'une scène dans un bureau sans fenêtre, on peut tourner en 3200 K. S'il s'agit d'un bureau avec luminaires au plafond et fenêtres qui laissent passer la lumière naturelle, il faut se demander quelle source lumineuse est la plus présente.

Conseil: Ajustez la balance des blancs de façon manuelle à partir d'un point de référence blanc (ex: carton ou feuille de papier). Cet objet doit couvrir au moins 70% de votre image.

Grâce à ces deux étapes, il sera plus facile par la suite de coloriser et d'ajuster les couleurs de votre vidéo.

Le contexte actuel, qui favorise la communication numérique, demande d'utiliser davantage d'outils vidéo. Afin de bien réaliser un tournage en solo ou avec peu d'équipement, veuillez suivre ces quelques recommandations.

Lieu

• Calme et sans bruit
• Dégagé afin de limiter la surcharge visuelle
• Doté d'une profondeur de champ

Décor

• Simple et épuré
• Représentatif de votre sujet si possible

Si vous le pouvez, arrangez votre décor afin de faire un clin d'œil à l'image de marque de l'Université Laval (objets montrant le logo de l'Université, couleur rouge, etc.).

Éclairage

• Lumière naturelle (et non un néon ou une lumière froide)
• Fenêtre pour une vidéo filmée à l'intérieur
• Position de face ou de biais par rapport à la source lumineuse (et non de dos)
• Position face au soleil pour une vidéo prise à l'extérieur. Entre 11 h et 14 h, au moment où le soleil est au-dessus du sujet filmé, pour une meilleure luminosité

Habillement

• Sobre
• Couleurs unies
• Épinglette de l'Université Laval portée à gauche, près du cœur, le cas échéant

Texte

• Message mémorisé à l'avance
• Aide-mémoire avec liste à puces énumérant des idées générales

Durée

• Courte plutôt que longue
• Un ou deux sujets par message vidéo (si plus de sujets, les indiquer clairement)

Équipement

En ordre de qualité:

• Téléphone intelligent
• Ordinateur
• Tablette
• Éclairage d'appoint si nécessaire

Peu importe l'outil choisi pour filmer, toujours le positionner à l'horizontale pour un visionnement orienté paysage et non portrait.

Position du sujet devant la caméra

• Aux deux tiers de la scène (et non au centre)
• Un ou deux pieds entre le sujet filmé et le fond de la scène
• En face de l'objectif de la caméra

Ton et débit

• Ton naturel, bienveillant et dynamique
• Rythme ponctué et régulier
• Pauses pour laisser le temps de respirer

La situation actuelle pousse à utiliser de plus en plus le numérique pour les communications, tant informatives, éducatives que promotionnelles. Ce document propose de bonnes pratiques pour réussir des montages vidéo simples et efficaces.

Avant le tournage

Avant même de procéder au tournage, vous devez déterminer quelques éléments clés qui vous permettront de bien planifier la suite de votre projet.

Référez-vous aux étapes de planification de la section Comment bien planifier sa production audiovisuelle.

Pendant le tournage

Il est recommandé d'être sur place lors des tournages pour, au besoin, faire reprendre des prises ou ajuster le texte afin de rendre la captation plus naturelle. Ouverture et agilité sont de mise tout au long du tournage.

Quelques points en vrac:

• Feuille de sélection des plans (ou de «dérushage»): Pour les tournages plus élaborés, cette feuille sert à marquer les bonnes prises de vue, ce qui facilite le montage.
• Lieu: Bien que vous l'ayez fait au moment du repérage, assurez-vous que le lieu est toujours calme et bien éclairé.
• Cadrage: Peu importe l'outil utilisé pour filmer, le cadrage doit être fait à l'horizontale et mettre le sujet en valeur.
• Temps de silence: Demandez au sujet d'observer au minimum trois secondes de silence avant et après sa prise de parole. Ce temps de silence facilitera le montage.
• Enregistrement de voix hors champ: La voix doit être claire et d'un volume suffisamment élevé sans être saturé.

Logiciels de montage recommandés:

• Adobe Premiere Pro CC
• Windows Video Editor
• Avidemux (gratuit)
• VSDC Video Editor (gratuit)
• iMovie (disponible seulement sur Mac et IOS)
• Final Cut Pro X (disponible seulement sur Mac et IOS)
• Davinci Resolve (version de base gratuite)

Durée

La durée de votre vidéo est sujette à changement selon la plateforme où elle sera diffusée, le public cible et le sujet abordé. Une vidéo courte, qui ne néglige toutefois pas le message, vaut mieux qu'une vidéo plus longue. Voici quelques mesures de temps à titre indicatif.

• Médias sociaux: 6 à 45 secondes
• Site Web: 15 à 180 secondes
• Webdiffusion: 15 à 180 secondes
• Cours ou conférence: 5 à 60 minutes

Vous pouvez également produire une vidéo plus longue, qui sera hébergée sur YouTube ou sur le Web, et faire une autre capsule, plus courte, qui tiendra lieu d'accroche (ou teaser) pour vos médias sociaux.

Logo de l'Université Laval

Toutes les productions vidéo liées à l'Université Laval doivent exposer le logo de l'Université soit à l'ouverture ou à la fermeture. Nous vous invitons à prendre connaissance de la section Vidéos et médias sociaux pour obtenir plus d'information. Également, vous pourrez trouver votre logo animé dans la section logos de la boîte à outils. Si votre logo n'y est pas, veuillez écrire à marque@ulaval.ca.

Habillage sonore (musique)

Il est recommandé d'insérer une trame sonore au moins au début et à la fin de votre vidéo, peu importe sa durée. La musique peut aussi servir à ajouter du dynamisme au cours de la vidéo. Lors de l'ajout de la trame sonore, visez le juste équilibre entre le son de la musique et celui de la voix des sujets; la première ne doit pas supplanter la seconde.

Sachez également qu'il est illégal de vous servir de musiques sous copyright, sauf si votre vidéo est destinée à un usage privé ou personnel. Tournez-vous plutôt vers des banques de musique pour usage commercial.

Pour l'achat de musique, consultez les sites suivants:

• PremiumBeat
• Epidemic Sound
• AudioJungle

Certains sites offrent également de la musique libre de droits. Si vous en utilisez, respectez toujours les conditions d'utilisation.

Utilisation d'images externes

Il est possible, dans une production vidéo, d'utiliser des images d'une tierce partie. Vous devez toujours vérifier les droits d'utilisation et crédits de diffusion. Si vous devez insérer un crédit dans une séquence vidéo, il est possible de le faire de manière sobre en utilisant Overpass, la police de caractères officielle de l'Université.

Séquences vidéo de la ville de Québec

Si vous souhaitez intégrer différentes images de la ville de Québec, une liste de séquences vidéo est offerte par l'Office du tourisme de Québec, et ce, sans frais. Il est possible de soumettre votre sélection et de recevoir les fichiers demandés dans un délai de 24 à 48 heures. Vous pouvez utiliser la séquence choisie au complet ou en partie seulement.

Consulter la galerie de séquences offertes.

Utilisation de transitions

Bien qu'il existe de nombreuses transitions, utilisez de préférence celles-ci:

• Transition franche: Permet de passer d'un plan à l'autre sans aucun effet de transition. La transition franche suggère une continuité dans le temps et l'espace.
• Fondu enchaîné: Est utilisé au cinéma dans le but d'obtenir un raccord progressif entre deux plans qui se superposent.
• Fondu au noir: Évoque une ellipse temporelle, à la limite spatiale. On l'utilise souvent entre deux scènes.

Entre les plans montrant des sujets différents, vous pouvez également utiliser des intercalaires animés ou fixes. Utilisez de préférence les couleurs de l'Université Laval (rouge, jaune, gris ou noir) si vous créez des intercalaires unis.

Titre et générique

Tout comme dans vos outils d'information et de promotion, la police de caractères Overpass doit être utilisée pour toutes les mentions écrites dans la vidéo. L'usage des couleurs de l'Université Laval est recommandé:

• Rouge
• Blanc
• Noir
• Gris foncé
• Jaune (mais l'utiliser sur un arrière-plan foncé)

Pour le choix de la couleur de la police, tenez compte de l'arrière-plan. Vous pouvez utiliser un bandeau uni (préférablement blanc) derrière l'écriture pour la faire ressortir.

Il est aussi possible d'intégrer le logo de l'Université Laval, mais ne jamais dissocier les armoiries du nom.

Si vous souhaitez créer un effet d'animation dans l'écriture, optez pour une animation simple et sobre. L'apparition ou la translation horizontale sont recommandées.

Exportation

Après avoir monté votre vidéo, vous devez la finaliser; pour cela, il vous faudra l'exporter. Voici différents formats de fichiers recommandés pour l'exportation:

• MP4
• AVI
• MOV

Breffage
Document mentionnant les besoins, les objectifs et toutes les autres données pertinentes et stratégiques permettant l'élaboration du concept d'une vidéo. Ce document est généralement remis à l'équipe de production au début du mandat.

Surimpression de texte (ou «super»)
Une surimpression de texte (ou «super») est une écriture ajoutée lors du montage de la vidéo. Elle permet de présenter les intervenants, d'ajouter de l'information ou encore de mettre l'accent sur une action.

Transitions
Une transition sert à créer un raccord entre deux séquences différentes dans une vidéo. Elle rend plus fluide le passage d'un plan à un autre. La transition cherche à créer une continuité entre deux plans à partir de mouvements du sujet, de mouvements de la caméra, des couleurs utilisées et du nombre d'images par secondes.

Voix hors champ
La voix hors champ (voix off ou voice over) est une voix narrative qui sert à attirer l'attention ou à souligner des éléments d'une vidéo. Son rôle est de créer une ambiance et de donner un rythme (en mettant l'accent sur certains mots, avec des pauses au bon endroit, etc.). La voix hors champ permet aussi à l'auditoire de développer un sentiment de confiance; elle peut également servir à terminer la vidéo par un appel à l'action.

Afin d’offrir une expérience optimale lors d’une rencontre, conférence ou classe virtuelle, voici quelques bonnes pratiques à adopter lors de la préparation et de la tenue de cette activité.

Les rôles: une responsabilité partagée

Le rôle de l’animateur

L’animateur peut jouer différents rôles durant la même session virtuelle.

• Rôle pédagogique :
  • Animer la rencontre
  • Transmettre un message ou de l’information
  • Répondre aux questions
• Rôle social :
  • Créer un environnement qui encourage la participation et les échanges
  • Motiver les participants
  • Être à l’écoute des besoins des participants (s’adapter)
• Rôle managérial :
  • Établir les règles de fonctionnement (temps de parole, déroulement, durée, etc.)
  • S’assurer du bon déroulement de la séance en ligne (ramener à l’ordre au besoin)
• Rôle technique :
  • Comprendre la plateforme utilisée
  • Offrir du soutien technique aux participants en temps réel
  • S’assurer que les participants comprennent les outils mis à leur disposition

Le rôle du participant

• Rôle d'auditeur:
  • Être ponctuel (et/ou Se joindre à la réunion à l'heure prévue)
  • S'il y a lieu, consulter préalablement les différents documents qui concernent le ou les sujets de la réunion
• Rôle d'intervenant:
  • Poser des questions, mais, pour ce faire, attendre le moment convenu et n'ouvrir son micro qu'au moment de prendre la parole

Choses auxquelles il faut penser avant la rencontre en ligne

• Temps prévu: il est important de privilégier les rencontres courtes, soit de 20 à 30 minutes ou, tout au plus, d'une heure.
• Support visuel: il permet d'appuyer les propos et de mettre en évidence les principaux éléments de la rencontre à retenir. Il n'est toutefois pas obligatoire d'utiliser un support visuel.
• Caméra: pour ceux qui n'ont pas de caméra ou ne désirent pas l'utiliser, il est préférable de mettre une photo ou un avatar afin de ne pas nuire à la participation et de s'identifier.
• Arrière-plan: si on désire utiliser un arrière-plan, il est important que celui-ci ne nuise pas à la qualité de l'image et respecte une étiquette sociale.
• Lieu de diffusion: il convient de choisir un lieu calme avec le moins de distractions visuelles et sonores possible.
• Matériel informatique: si cela est possible, il est préférable d'utiliser deux écrans pour obtenir une vue d'ensemble de ses documents et des participants. Il faut s'assurer que le micro et les écouteurs (si nécessaire) fonctionnent bien.
• Ordre du jour: comme dans toute réunion, il est de mise de présenter un ordre du jour structuré (sujets abordés, moment pour les questions, etc.) avant la rencontre.
• Règles d'utilisation: il est important que les règles soient établies dès le départ de la rencontre (micro fermé, usage de la caméra ou non, façon d'obtenir le droit de parole, etc.).

Éléments importants pendant la rencontre en ligne

• Souplesse et agilité: tout au long de la rencontre, l'animateur doit rester à l'écoute des participants pour s'adapter aux diverses situations.
• Ouverture de la salle de rencontre: il est conseillé d'ouvrir la salle de rencontre quelques minutes avant le début de la séance. Ceci permet aux participants de pouvoir se connecter lorsqu'ils sont prêts. L'animateur, de son côté, doit s'assurer d'être prêt avant l'ouverture.
• Règles d'utilisation: il est recommandé de mentionner les règles d'utilisation en vigueur.

Pour un petit groupe (5 à 20 personnes maximum)

• Interaction: l'animateur doit favoriser l'interaction avec les participants et entre les participants.
• Questions: en posant des questions, l'animateur garde les participants actifs.
• Prise de parole: laisser les participants parler ou expliquer des segments permet de varier le rythme de la rencontre.

Pour un grand groupe (20 personnes et plus)

• Présentation et démonstration: la présentation et la démonstration sont réalisées par l'animateur dans le but d'assurer un bon déroulement. Celui-ci peut faire intervenir d'autres personnes pour expliquer ou approfondir un sujet. Idéalement, ces personnes seront déjà connues de tous grâce à l'ordre du jour.
• Questions: il est recommandé de permettre aux participants de poser des questions, mais de manière plus structurée (période de questions à la fin ou présence d'un modérateur pour le clavardage).
• Interaction: différents outils sont disponibles dans les plateformes d'échange pour créer de l'interaction (sondage, main levée, clavardage, etc.). Il ne faut pas hésiter à demander une rétroaction tout au long de la session virtuelle.
• Modérateur: avec un grand groupe, l'animateur peut trouver pertinent d'avoir un allié qui donne un coup de main avec les divers outils d'échange. Celui-ci pourra indiquer les questions et les problèmes durant la diffusion.

Conclusion de la rencontre en ligne

• Résumé: faire un résumé de ce qui a été abordé et de ce qui doit être fait pour la prochaine rencontre.
• Rappel: faire un rappel des informations importantes pour les prochaines rencontres (heure, jour, hyperlien, etc.)
• Rétroaction: demander une rétroaction aux participants.

Choisir des objectifs clairs et réalisables afin de vous aider à orienter le contenu et d'atteindre la cible.

Les balados peuvent être humoristiques, documentaires, d'actualités, d'enquêtes, de fictions, etc. Peu importe le concept, ils sont nés du désir de raconter des histoires. Il suffit d'opter pour un concept qui vise à répondre à vos objectifs et votre public cible.

Les sujets sont variés. Un balado peut parler de sport, de formation, de recherche, de vie étudiante, etc. Le sujet ou le thème peut être abordé de manière très précise ou très générale, sans entrer dans les détails. Si vous réalisez une série, tentez autant que possible vers un angle global pour votre série de balado avec un sujet précis pour chaque épisode.

Privilégier l'utilisation de l'appellation complète «Université Laval» lors de l'ouverture, de la fermeture ainsi que dans les titres officiels.

Dans les épisodes de balado, signature «ULaval» peut être utilisée.

Le format: vous pouvez opter pour différents formats de balados. Parmi les plus populaires, on trouve:

• Entrevue individuelle
• Débat d'experts
• Épisode en solo
• Balado narratif

La durée: Le balado n'est pas contraint à une durée fixe mais le format court de 10 à 15 minutes par épisode permet de recruter de nouveaux auditeurs. Les formats plus longs de 20 minutes permettent d'aborder un sujet de manière plus approfondie.

La fréquence: plusieurs éléments peuvent influencer la fréquence des balados. L'équipe de production de balados, les sujets, le format… sont tous des éléments à considérer pour décider de la fréquence d'un balado.

Avoir un calendrier qui regroupe les dates de production, d'enregistrement et de diffusion est un bon outil à utiliser pour voir la vue d'ensemble de la tâche.

La musique fait partie intégrante d'un balado. Y inclure un petit thème musical (sonal, musiquette) servant d'introduction à l'émission permet à l'auditeur de reconnaître rapidement le balado. Pour l'utilisation de la musique, prenez soin de vérifier auprès de l'équipe du Bureau du droit d'auteur à l'Université Laval ou écrire à l'adresse info@bda.ulaval.ca.

On peut commencer dans le monde du balado avec aussi peu d'équipement qu'un ordinateur ou un cellulaire. Cependant, investir dans du matériel de bonne qualité augmentera le professionnalisme du balado.

Pour produire des balados de qualité, l'équipement de base comprend:

• Un microphone de bonne qualité
  Le microphone est la pièce d'équipement la plus importante pour l'enregistrement d'un balado. Le microphone de l'ordinateur ou du cellulaire peuvent être suffisant mais un microphone externe de bonne qualité améliorera énormément la qualité du balado.
• Une station numérique
  La station numérique permet d'enregistrer l'audio, d'effectuer le montage et d'exporter le balado sous forme de fichier mp3 ou .wav. Parmi les choix de station numérique, on trouve les options suivantes:
  • GarageBand
  • Adobe Audition
  • ProTools
• Un logiciel d'enregistrement
  Si vous prévoyez mener des entrevues, vous aurez besoin d'un logiciel d'enregistrement des appels tels que:
  • Skype
  • Microsoft Teams
  • FaceTime

Éventuellement, on peut aussi prévoir:

• Un filtre «anti-pop»
  Un filtre «anti-pop» permet d'éliminer le son des consonnes occlusives (p et b) qui provoque des bruits brefs et désagréables dans le microphone.
• Des écouteurs
  Si vous prévoyez faire des entrevues à distance, prévoyez avoir des écouteurs de bonne qualité. Si vous écoutez votre interlocuteur à travers vos haut-parleurs, le son sera repris par votre micro et créera de la réverbération et un effet Larsen («feedback»).
• Un logiciel ou une application de transcription
  Ces outils permettent de convertir l'audio en texte, ce qui vous permet d'ajouter des sous-titres à votre balado. L'ajout de sous-titres vous aidera à gagner des auditeurs, et ce, pour deux raisons:
  • Les personnes malentendantes pourront profiter de votre balado
  • La plupart des gens sur les médias sociaux regardent les vidéos sans le son

Pour diffuser un balado, on doit choisir une plate-forme d'hébergement qui est l'endroit où on peut téléverser notre balado pour que notre auditoire puisse l'écouter. On peut penser que le site Web est l'endroit tout désigné mais ce n'est généralement pas conseillé puisqu'il manque parfois de bande passante pour que la diffusion continue et que le téléchargement se fassent sans problème.

On doit plutôt opter pour une plate-forme d'hébergement de balados. Ces plates-formes sont conçues pour offrir la bande passante nécessaire pour des fichiers audios.

Garder un œil sur les résultats. Une bonne approche est de tenir compte des statistiques afin de suivre et connaître la popularité de notre balado.

Selon la source buzzsprout*, pour avoir un aperçu, si le nouvel épisode obtient dans les 7 jours suivant sa sortie:

*Source: buzzprout, janvier 2021 émis dans la conférence de Denis Martel, stratège marketing numérique

• Balados - Statistiques web et social (PDF)

Conseils

Utiliser le champ «Objet»

L’objet est la première chose que le destinataire voit. Il est important qu’il corresponde au contenu du courriel.

Prendre le temps d’indiquer clairement et précisément le sujet de son courriel permet de gagner en efficacité en plus de faciliter la recherche plus tard.

Exemple: plutôt que «Réunion», précisez votre objet plus en détail en écrivant «Réunion de planification stratégique».

Être concis et précis

Le courriel productif va droit au but, le texte comporte une idée par paragraphe et les phrases sont préférablement courtes. Utiliser un langage clair et concis permet d’éviter confusion et va-et-vient inutiles. Il est également conseillé de se limiter à un sujet par courriel.

Répondre dans un délai raisonnable

Les spécialistes suggèrent de répondre idéalement à l’intérieur de 24 heures ou, mieux, dans la même journée.

S’il s’agit d’un courriel complexe ou dont le traitement demande plus de temps, pensez à envoyer au moins un accusé de réception mentionnant que vous travaillez sur la question et le moment où vous transmettrez une réponse complète.

Bien lire avant de répondre

Il est important de prendre le temps de structurer votre réponse de manière à vous assurer de répondre à tous les points soulevés dans le courriel reçu.

Si un courriel reçu ne vous paraît pas clair, il est alors préférable de communiquer avec son expéditeur par téléphone pour obtenir les précisions souhaitées.

Attention à l’option «Répondre à tous»

Avant de répondre à un courriel transmis à plusieurs destinataires, il importe de se demander si répondre à tous est bien approprié au contenu du message. Si votre réponse n’implique qu’une personne dans la liste, répondre à tous peut créer de la confusion et ajoute un trafic important sur le Web en plus d’alourdir inutilement la boîte de courriel des destinataires.

Se relire avant d’envoyer

Il est recommandé de relire tout message avant de l’envoyer, tout comme on le ferait pour une lettre expédiée par la poste. Envoyer un courriel comportant notamment des fautes d’orthographe pourrait porter son destinataire à juger que vous manquez de professionnalisme.

Responsabilité

Avant d’envoyer un courriel, assurez-vous que son contenu ne pourrait pas causer de tort ou d’embarras à quiconque, y compris à l’Université, s’il devait être rendu public.

En cas d’absence

La fonction de réponse automatique «Absence du bureau» permet d’informer vos interlocuteurs en cas d’absence. Marque de professionnalisme, le message d’absence du bureau est important pour que vos contacts n’aient pas à attendre longtemps et inutilement une réponse.

Prévoyez un message bref comportant deux informations essentielles: la date de votre retour ainsi que le nom et les coordonnées d’une personne avec qui communiquer en cas d’urgence.

À éviter

Les majuscules

Un texte rédigé tout en majuscules donnerait l’impression que l’on crie. Pour faire ressortir des mots clés, l’utilisation du gras ou de la couleur est recommandée.

Les rappels de courriel

L’automatisme de la communication électronique fait en sorte que le courriel entre dans la boîte de réception ciblée quelques secondes suivant son envoi. Le rappel peut créer de la confusion. Mieux vaut envoyer un autre courriel pour expliquer l’erreur.

Les accusés de réception

Cette fonction indique seulement au destinateur que son courriel est entré dans votre boîte de réception, elle n’en garantit en rien le traitement. Elle doit être utilisée avec modération, car elle alourdit le trafic sur le Web et la boîte de courriel.

La confirmation de lecture

Chercher à vous assurer que votre courriel a bien été lu risque de vous faire paraître suspicieux et d’offusquer le destinataire. Si vous avez besoin d’une confirmation de la réception du courriel, demandez-le dans votre courriel.

Les pièces jointes volumineuses

L’envoi de fichiers volumineux peut surcharger inutilement la boîte de courriel du destinataire. Considérez que la taille maximale admissible est de 8 Mo et veillez à utiliser plutôt un service Web sécuritaire de transfert de fichiers tel que WeTransfer pour acheminer un document qui dépasserait ce volume.

Le long fil de discussion

Le destinataire devrait trouver toute l’information pertinente à la communication dans le corps original de votre courriel. Dans certains cas, il convient de renvoyer l’interlocuteur à des éléments antérieurs ou extérieurs contenus dans le fil de discussion. Cette référence doit alors être précise et commentée. Exemple: «Voir, ci-dessous, le commentaire de X à ce sujet».

Références:

Office québécois de la langue française. «Nétiquette». bdl.oqlf.gouv.qc.ca/bdl/gabarit_bdl.asp?id=2794 (Consulté le 30 août 2018).

Barreau du Québec, Nétiquette, consulté le 10 avril 2022

Robert Half, Talent Solutions, Les règles d’or de la nétiquette, consulté le 10 avril 2022

Gouvernement du Québec, L’organisation et ses engagements – Nétiquette, consulté le 10 avril 2022

Éviter les images (logo)

Les images sont souvent bloquées pour des raisons de sécurité, en plus d’ajouter du poids à vos courriels. De plus, lorsqu’elles sont transmises en tant que pièces jointes, certaines personnes peuvent hésiter à les ouvrir.

Médias sociaux

S’il est souhaité que les liens des médias sociaux soient intégrés, en limiter le nombre (trois maximum) et inscrire l’hyperlien plutôt que les icônes.

Simplicité

N’inscrivez que les informations essentielles. Utilisez une version complète, avec adresse postale, seulement pour les destinataires externes.

Site Web

Il est maintenant reconnu que le nom de domaine de votre adresse courriel contient votre adresse Web. Il n’est donc pas nécessaire d’ajouter cette information dans la signature courriel.

Composition verticale

Pour favoriser la lisibilité sur les appareils mobiles, il est préférable d’avoir une signature verticale.

Établir les bases du projet demeure une étape importante pour bien planifier son événement. Cette étape consiste à:

• Définir les objectifs de l'événement (intention événementielle)
  • Il faut d'abord se demander pourquoi on organise un événement.
  • Idéalement, on devrait pouvoir résumer l'objectif en une phrase simple qui condense le message qu'on veut communiquer à sa cible.
• Fixer le budget
  • Habituellement, on se réfère à une enveloppe budgétaire réservée aux projets événementiels. Il faut fixer un budget précis pour couvrir les coûts de l'événement. Ceci est essentiel pour être en mesure de construire le bon concept tout en respectant les moyens à sa disposition.
  • On peut aussi communiquer avec les responsables d'un événement antérieur pour vérifier s'il reste une somme d'argent ou du matériel à réutiliser (par exemple: cocardes, pochettes, etc.).
  • Il faut prévoir le coût total de l'événement.
  • Il convient également de fixer le montant des frais d'inscription des participantes et participants, en n'oubliant pas d'y inclure les taxes applicables. À ce moment, on doit aussi:
    • estimer le nombre minimal d'inscriptions pour la tenue de l'événement;
    • déterminer si les frais d'inscription incluent les repas.
  • De plus, il est fortement suggéré de prévoir un budget de location pour les salles, le matériel audiovisuel et informatique, le transport, etc.
• Identifier les publics cibles
  • On doit répondre à la question suivante: à qui souhaite-t-on s'adresser lors de cet événement?
• Élaborer le concept et décider de la formule de l'événement
  • Le concept de l'événement doit être lié avec les objectifs de l'organisation (par exemple: conférence, table ronde, cocktail, exposition, banquet, etc.)
  • La formule peut être virtuelle, comodale ou en présence.
• Former une équipe de travail pour planifier et organiser l'événement
  • Il est préférable de déterminer les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe.
  • Établir un échéancier global, avec des responsables associés à chaque étape, permet d'optimiser le processus de planification. Programmer quelques rencontres à l'avance peut aussi aider à l'avancement du projet.
  • Pour une vision d'ensemble, il est recommandé de faire un tableau des responsabilités et d'y inclure les coordonnées de chaque membre de l'équipe.
• Concevoir un plan préliminaire
  • Pour planifier le contenu sommaire de l'événement, on doit préciser les éléments suivants:
    • la durée de l'événement,
    • les besoins principaux et secondaires,
    • la date et le lieu choisis,
    • l'échéancier général,
    • le budget préliminaire.

Cette étape logistique vous permet de veiller à l'ensemble des éléments clés de votre événement. C'est l'étape où vous devez planifier le jour J.

Vous pouvez, notamment, consulter le Guide des événements écoresponsables pour bien commencer l'organisation de l'événement.

Parmi ces éléments clés figurent les tâches suivantes:

• Identifier la maîtresse ou le maître de cérémonie ou encore la modératrice ou le modérateur, le cas échéant
• Désigner les intervenantes et intervenants
  • Il faut identifier les personnes qui prendront la parole.
  • Pour déterminer l'ordre de prise de parole, il est possible de consulter la section «La prise de parole» dans les bonnes pratiques relatives au protocole et aux activités officielles dans le Guide des ressources en communication.
  • Si on souhaite la participation de la rectrice ou d'un membre de l'équipe de direction, on peut en faire la demande en écrivant à secretaire.principale@rec.ulaval.ca.
• Choisir et réserver le lieu événementiel
  • Lors du choix du lieu, il importe de considérer les éléments suivants:
    • le type d'événement;
    • le nombre de personnes prévues, afin de respecter la capacité maximale de la salle selon l'aménagement requis;
    • la disponibilité des équipements techniques (par exemple: la technologie nécessaire à la tenue d'une activité comodale).
  • Si on souhaite réserver une salle sur le campus, on peut:
    • consulter la liste des salles locatives sur le campus;
    • consulter le calendrier des disponibilités du Théâtre de la cité universitaire ou de la salle Henri-Gagnon;
    • joindre les responsables en communication des différentes facultés, qui peuvent vous proposer d'autres options;
    • proposer tout autre lieu sur le campus et faire preuve de créativité!
• Fixer la date, l'heure et la durée de l'événement
  • On doit tenir compte de la disponibilité du lieu événementiel et des intervenantes et intervenants.
  • Il faut s'assurer qu'il n'y a pas d'autre événement dans le milieu en même temps ou près de la date convoitée.
• Réserver une salle de breffage, au besoin
• S'assurer que l'événement est inscrit dans les agendas des intervenantes et intervenants
• Fixer les dates de confirmation et d'inscription
  • La date limite de confirmation de participation devrait être communiquée aux intervenantes et intervenants.
  • Il est préférable de prévoir une date limite d'inscription pour l'événement.
• Prévoir l'horaire détaillé et la logistique
  • Il convient d'abord d'établir le déroulement et la durée de chaque phase de l'événement. Il est important de laisser une certaine latitude dans l'horaire pour permettre des ajustements en cas d'imprévus.
  • Afin de veiller correctement à la logistique et au déroulement, il est important de garder en tête les éléments suivants:
    • élaborer un scénario logistique et technique conforme au Gabarit scénario logistique et technique;
    • réserver un photographe, au besoin;
    • faire parvenir le scénario en format PDF aux personnes concernées par la logistique:
      • intervenantes et intervenants,
      • fournisseurs,
      • collaboratrices et collaborateurs,
      • collègues concernés;
    • aviser, si des dignitaires sont présents, le Service de sécurité et de prévention (SSP) de l'Université Laval en écrivant à l'adresse superviseurs@ssp.ulaval.ca.

Il s'agit d'une étape cruciale au cours de laquelle vous choisissez vos fournisseurs, cherchez des commandites (notamment parmi les fournisseurs), établissez les contrats et les ententes et planifiez le déroulement détaillé du jour J, qu'il sera important de respecter.

• Préparer les invitations
  • Pour dresser la liste des invitées et invités, il est conseillé de poser ces gestes:
    • utiliser un gabarit unique en format Excel ou partager un lien SharePoint pour colliger les listes d'invitées et invités de tous les collaboratrices et collaborateurs;
    • compiler les différentes listes et créer une liste globale, le cas échéant;
    • aviser la Direction des communications, la Direction des relations gouvernementales et le Cabinet de la rectrice, qui peuvent faciliter les relations et assurer un accompagnement protocolaire, si des invitées et invités de marque ou des représentantes et représentants politiques sont conviés.
  • Lors de la rédaction du texte de l'invitation, on doit s'assurer d'y inclure:
    • le nom de l'hôte qui invite;
    • l'occasion ou l'événement;
    • la date et l'heure;
    • le lieu (même s'il est virtuel);
    • l'hyperlien vers le formulaire d'inscription et la date limite d'inscription, le cas échéant.
  • La conception du visuel de l'invitation doit comprendre les éléments suivants:
    • la mise en page du texte;
    • l'ajout d'un ou de plusieurs logos;
    • l'intégration Web (qui doit prévoir un test avant l'envoi aux invitées et invités pour s'assurer que le visuel ne change pas).
  • Il est important de réfléchir à la façon dont sera envoyée l'invitation et au moyen par lequel les participantes et participants pourront poser des questions. Plusieurs canaux de communication sont possibles, dont:
    • le courriel;
    • une plateforme événementielle (par exemple: Zoom);
    • les médias sociaux (par exemple: Facebook).
  • Il est fort utile de d'utiliser une plateforme d'inscription pour éviter la compilation manuelle. Il en existe plusieurs, dont:
    • Dexero (vous pouvez faire la demande à l'adresse: info@bsw.ulaval.ca. Des frais peuvent s'appliquer);
    • Microsoft Forms (Office 365).
  • On peut demander une confirmation d'inscription, au besoin.
  • L'invitation est habituellement envoyée de 2 à 3 semaines avant l'événement.
  • On peut prévoir un rappel de l'invitation, au besoin.
  • Si on offre un repas, il est important de le mentionner dans la fiche d'inscription et de vérifier auprès des personnes invitées si elles ont des allergies ou des intolérances, ou encore si elles sont végétariennes.
  • Il est recommandé de déterminer les modalités d'annulation et de remboursement, notamment la date limite pour faire une demande.
• Concevoir le guide des participantes et participants en ligne, s'il y a lieu
  • Ce guide vise à réunir des documents importants pour les personnes participantes ainsi que diverses informations utiles, comme:
    • la programmation ou le déroulement de l'événement;
    • de l'information sur l'hôte et la ville hôte;
    • un formulaire d'évaluation de l'événement;
    • les logos des commanditaires et les remerciements.
• Préparer un formulaire d'évaluation de l'événement, au besoin
  • Le formulaire d'évaluation permet d'identifier les éléments pour lesquels on souhaite obtenir des commentaires qui amélioreront l'organisation du prochain événement. Il peut être conçu sur la plateforme Dexero ou Microsoft Forms.
• Prévoir les éléments matériels liés à la promotion et au paiement
  • Il est possible de remettre du matériel promotionnel aux personnes participantes. Il est important que ce matériel réponde à certaines normes de développement durable.
  • Il est également possible de remettre un cadeau aux participantes et participants, aux invitées et invités de marque ainsi qu'aux conférencières et conférenciers bénévoles. Pour connaître ce qu'il convient de donner, on peut consulter la section «Les cadeaux et les souvenirs protocolaires», qui se trouve dans les bonnes pratiques liées au protocole et aux activités officielles dans le Guide des ressources en communication.
  • Si les gens paient sur place, il est important de prévoir une petite caisse et/ou un terminal de paiement.
  • Pour des fins promotionnelles, on peut installer la banderole de l'organisation hôte ainsi que celles des partenaires principaux.
• Planifier l'aménagement du lieu de l'événement
  • Il faut déterminer si une scène est requise et, le cas échéant, réfléchir à ses caractéristiques, dont:
    • sa hauteur (avec ou sans marches);
    • sa dimension.
  • Il faut prévoir l'aménagement de l'espace destiné aux intervenantes et intervenants, à l'avant de la salle. Cet espace peut contenir les éléments suivants:
    • un lutrin et une table d'honneur avec des chaises et/ou des fauteuils;
    • un pavoisement (drapeau ULaval et autres drapeaux pertinents, comme ceux du Québec et du Canada);
    • des bannières autoportantes de l'Université, d'une faculté, d'une unité, d'une organisation et des partenaires.
  • Il importe également de prévoir l'aménagement du reste de la salle. Parmi les éléments à prendre en considération, il y a notamment:
    • les chaises (si on souhaite donner à la salle un style théâtre), les tables rectangulaires et les chaises (si on préfère un style école) ou les tables rondes (pour un cocktail);
    • la table pour la régie technique;
    • les tables pour le service de traiteur;
    • les autres besoins en mobilier;
    • les marque-places pour les intervenantes et intervenants ainsi que pour les invitées et invités d'honneur;
    • les sièges réservés;
    • les porte-noms (s'il y a une table d'honneur).
  • Si le lieu d'accueil n'est pas près de l'entrée principale, il est bon de prévoir des indications directionnelles pour les participantes et participants (affiches ou bénévoles accompagnateurs).
• Prévoir les besoins du volet technique
  • Il faut s'assurer de disposer des éléments suivants:
    • un système de son (haut-parleurs et console), mobile ou intégré à la salle;
    • des micros pour les intervenantes et intervenants, ainsi que pour les participantes et participants si une période de questions est prévue;
    • une boîte de répartition pour les médias si l'événement est médiatique.
  • Pour les présentations PowerPoint, il faut veiller à avoir un écran, un projecteur, un ordinateur et une télécommande. On doit s'assurer que l'ordinateur est branché à un système audio si les présentations comportent un aspect sonore. De plus, il est bien de vérifier que les présentations PowerPoint respectent bien le format 16:9 ou 4:3.
  • Au besoin, on peut réserver les services d'un technicien pour faire fonctionner l'équipement.
  • En fonction du scénario, on peut songer à l'ajout de musique d'ambiance ou à la présence de musiciens.
  • Si l'événement est virtuel ou comodal, il est essentiel de déterminer à l'avance la plateforme de communication qui sera utilisée (par exemple: Zoom, Teams). On doit aussi impérativement disposer du matériel technique requis pour diffuser. Il faudra notamment prévoir:
    • la présence de caméras, d'un système de captation audio et d'un écran de rappel (pour que les intervenantes et intervenants ainsi que les participantes et participants voient ce qui se passe en virtuel);
    • la présence d'une personne responsable de la gestion de la plateforme choisie;
    • l'enregistrement de l'événement, le cas échéant;
    • la vérification du positionnement de la caméra et de l'arrière-plan.
  • Il est suggéré de préparer une liste de tout le matériel de papeterie nécessaire pour les activités reliées à l'événement, dont:
    • du papier et des blocs-notes;
    • des copies des allocutions et de la programmation;
    • la liste des inscriptions.
  • Pour s'assurer du bon déroulement des conférences, il est préférable de vérifier au préalable les besoins des conférenciers. Il faut aussi prévoir les éléments suivants:
    • tableau à feuilles, crayons marqueurs à encre délébile et indélébile (bien identifiés), efface à tableau et liquide nettoyant;
    • nappes pour les tables des conférenciers;
    • gommette, ruban gommé;
    • ruban isolant (electrical tape) ou cache-fils pour sécuriser les fils du matériel audiovisuel et informatique, ainsi que rallonges électriques;
    • fleurs ou plantes décoratives;
    • verres d'eau.
  • Si la salle est dans la pénombre, on doit prévoir un éclairage adéquat près du lutrin.
    • Il est intéressant de retrouver devant le lutrin le sigle lumineux de l'organisation ou du thème de l'événement.
  • Il faut veiller à ce que les locaux réservés pour les ateliers soient bien identifiés.
  • Il est conseillé de préparer des cocardes, avec une identification visuelle différente pour les différentes catégories, soit:
    • les personnes participantes;
    • les responsables et les bénévoles de l'événement;
    • les personnes-ressources (expertes et experts, conférencières et conférenciers, panélistes, etc.).
• Déterminer si un vestiaire est requis
  • Selon la période de l'année pendant laquelle se tient l'événement, la présence d'un vestiaire peut être importante. Il convient alors de vérifier si un vestiaire est disponible avec la location de la salle. Sinon, un endroit pour déposer des effets personnels, sécurisé ou non, peut être déterminé, ou encore un vestiaire mobile peut être envisagé.
  • Il faut aussi décider si le vestiaire sera géré par du personnel ou s'il sera en libre-service. Dans le premier cas, il faudra prévoir des coupons pour le vestiaire.
  • Il importe de s'assurer que le vestiaire est pourvu de suffisamment d'espaces de rangement et de cintres. Il est pratique d'avoir des sacs pour y déposer les bottes en saison hivernale.
  • On doit penser à nommer des personnes préposées au vestiaire.
  • Il est bon de prévoir des indications pour y accéder.
• S'assurer qu'un stationnement est disponible
  • Il faut repérer un stationnement à proximité, qui ait une superficie suffisante pour accueillir les participantes et participants.
  • Il convient de donner des indications pour accéder au stationnement puis pour se rendre à l'endroit prévu.
  • S'il y a lieu, on peut aussi nommer un responsable de la circulation.
  • Si l'événement a lieu sur le campus, il est de bon ton d'offrir un billet de stationnement aux intervenantes et intervenants invités qui ne sont membres de la communauté ULaval On peut obtenir un tel billet en en faisant la demande à stationnement@ssp.ulaval.ca.
• Commander les repas et les pauses-santé
  • On doit d'abord déterminer si une pause-café ou un repas est souhaité. Si oui, il convient de choisir un traiteur accrédité. Il est possible de consulter la liste des traiteurs accrédités.
  • Il est important de vérifier les allergies ou les intolérances alimentaires des intervenantes et intervenants et des participantes et participants ou, dans le cas d'une pause-café ou de bouchées, de prévoir des options végétariennes-végétaliennes et sans les principaux allergènes (par exemple: gluten, arachides, fruits de mer).
  • Si on souhaite servir de l'alcool sur le campus, on doit consulter la section Activité avec alcool pour faire une demande de permis de réunion au Bureau des événements campus (BEC). Deux types de permis sont possibles:
    • permis de réunion pour consommation seulement;
    • permis de réunion pour consommation et vente.
  • Si on retient les services d'un traiteur et qu'on souhaite servir de l'alcool, il faut s'assurer de choisir une entreprise détenant un permis d'alcool. Celle-ci devra faire une demande d'autorisation d'activité avec consommation d'alcool auprès du BEC.
  • Il est à noter que la consommation d'alcool n'est pas permise partout sur le campus.
  • Il est essentiel de prévoir de l'eau pour les intervenantes et intervenants. Il ne faut pas oublier que les bouteilles de plastique sont interdites sur le campus.
  • Il est conseillé de prévoir des nappes pour les tables du traiteur et/ou celles des participantes et participants.
  • Si un cocktail est offert, il faut prévoir les éléments suivants:
    • des coupons pour les consommations;
    • des boissons non alcoolisées.
  • On doit déterminer si les places seront assignées lors des repas. Une table est souvent réservée pour le comité organisateur. De plus, il faut parfois tenir compte du protocole dans l'assignation des places (par exemple: si des ministres sont présentes ou présents).
  • Pour les pauses, il faut prévoir les éléments suivants:
    • des nappes et de la vaisselle, si nécessaire;
    • des sacs pour les déchets et un bac à recyclage;
    • du café, de l'eau, du jus, des brioches, des fruits, etc.

C'est le moment de mettre à exécution le déroulement détaillé du jour J. Accueillez vos bénévoles, vos participantes et participants, vos fournisseurs et vos commanditaires. Amusez-vous!

• Accueillir les participantes et participants
  • Il faut prévoir une table pour l'accueil, à laquelle sera continuellement assignée au moins une personne. Il est bon de créer un horaire pour les personnes affectées à l'accueil. Il convient de bien installer la signalisation directionnelle jusqu'au lieu événementiel.
  • Il ne faut pas oublier d'avoir la liste des présences confirmées, s'il y a prise de présences sur place.
  • On doit déterminer clairement les positions du personnel à l'accueil.
  • Il est bon de former un comité d'accueil, qui a pour mandat d'effectuer ces tâches:
    • accueillir les personnes (participantes et participants, invitées et invités, conférencières et conférenciers, exposantes et exposants, animatrices et animateurs d'atelier, etc.);
    • diriger les participantes et participants et les conférencières et conférenciers ainsi que leur indiquer le vestiaire et les toilettes, au besoin.
    • répondre à divers besoins exprimés par les gens;
    • accompagner les personnes-ressources et les conférencières et conférenciers (une personne par conférencière ou conférencier).

C'est le moment de faire le bilan écrit de l'événement. Ce bilan doit notamment inclure:

• les forces, les faiblesses et les recommandations;
• un exercice budgétaire qui analyse les gains ou les pertes;
• les points à améliorer.

Prenez soin de remercier vos bénévoles, vos participants, vos fournisseurs et vos commanditaires en soulignant quelques éléments à succès de votre événement.

Guide des normes graphiques : résumé des règles de base (PDF)

Cadrage : plan américain (de la tête à la mi-cuisse) – un cadrage plus large peut facilement être recadré en postproduction et offre plus de possibilités

• Résolution: pour impression, minimum 300 ppp (dpi)
• Grandeur: minimum 8 x 10 pouces (photo standard)
• Arrière-plan: blanc uni
• Éclairage: avec flash

• Le port de l’épinglette de l’Université Laval est obligatoire. Celle-ci doit être portée à gauche, près du cœur.

  

Conseils vestimentaires

• Évitez les ensembles entièrement blancs ou avec des motifs blancs, car ils ne ressortent pas bien à la caméra et sont difficiles à traiter lors de la postproduction
• Privilégiez les couleurs sobres et unies
  • Évitez les couleurs vives et saturées (par ex. fluorescentes)
  • Évitez les vêtements rayés et à motifs dominants
  • Évitez une tenue trop saisonnière
  • Évitez les logos et les marques visibles sur les vêtements
• Assurez-vous que votre ensemble soit bien repassé et passez un rouleau collant antipeluche avant la séance pour retirer les petites mousses et les poils

Accessoires

• Les accessoires personnalisés, mais discrets sont permis (évitez toutefois les accessoires qui pourraient distraire ou refléter la lumière)
• Les verres de contact sont à privilégier par rapport aux lunettes qui provoquent souvent des reflets difficiles à corriger en retouche. Si vous êtes à l’aise, vous pouvez aussi retirer vos lunettes pour la photo
• Le port de l’épinglette de l’Université Laval est obligatoire. Celle-ci doit être portée à gauche, près du cœur.

Maquillage et coiffure

• Privilégiez un maquillage et une coiffure sobres et naturels.
• Il est possible que l’on vous propose d’utiliser un fard matifiant pour réduire les reflets sur votre visage.

Activité officielle

Organisées par la Direction des communications, sans être exhaustive, voici la liste des activités officielles de l'Université Laval:

• Rencontre estivale
• Rencontre des administrateurs
• Hommage au personnel ayant cumulé 25 ans de service
• Hommage au personnel retraité
• Hommage aux professeures et professeurs émérites
• Échange de vœux de l'équipe de direction
• Collation des grades
• Remise de doctorats honoris causa
• Présentation du Rapport à la communauté
• Présentation de la planification stratégique
• Discours de la rentrée
• Prix d'excellence en enseignement

Annonce publique

Une annonce publique peut prendre la forme d'une conférence de presse, d'un lancement, d'une inauguration, d'une signature d'entente ou d'une cérémonie. Les médias sont invités et un communiqué de presse est diffusé à l'attention des médias. Généralement, un membre de l'équipe de direction prend la parole. La planification, la stratégie, la coordination et les activités officielles sont sous la responsabilité de la Direction des communications.

Activité publique

Une activité publique peut prendre la forme d'une conférence, d'un congrès, d'un colloque, d'une conférence scientifique ou non. Ces activités sont des événements généralement coordonnés par une unité du campus. La Direction des communications accompagne l'unité, au besoin, en offrant un service-conseil.

Activité facultaire, départementale ou organisée par une unité

Ces activités peuvent prendre diverses formes. La Direction des communications accompagne, au besoin, la faculté, le département ou l'unité en offrant un service-conseil. Si la faculté ou l'unité responsable de l'organisation souhaite offrir un cadeau ou un souvenir, le choix lui incombe autant que les coûts.

Activité privée

Une activité peut prendre la forme d'un repas, d'un cocktail dinatoire, d'une rencontre, d'une visite des installations, etc. Elle peut être organisée par une faculté, un département, une unité, un vice-rectorat ou le rectorat.

Pour tous ces types d'activités, il est important de tenir compte des bonnes pratiques et des règles protocolaires si des dignitaires, des personnalités publiques ou de marque sont invités. La Direction des communications offre du conseil en événementiel et en matière de protocole pour tous ces types d'activités. Elle réalise les activités officielles, les annonces publiques et autres activités publiques ou privées à la demande du rectorat.

Comment préparer et faire un accueil protocolaire?

Un accueil courtois et distinctif implique que l’on se soucie de faciliter le déplacement des personnes invitées. Par exemple, il est important d’indiquer la date, l’heure et le lieu de l’activité, d’expliquer comment s’y rendre en fournissant des directives ou un schéma d’itinéraire, de préciser les modalités relatives au stationnement et de s’assurer que l’invitée ou invité d’honneur n’ait pas à défrayer le coût du stationnement. On peut également installer une signalisation directionnelle sur place et déléguer une personne pour accueillir l’invitée ou invité d’honneur.

Il peut donc être utile de produire un agenda d’accueil ou de séjour pour une invitée ou un invité d’honneur et de le lui transmettre par courriel préalablement à son arrivée.

Voici les informations à fournir :

• Accueil par : Nom | Titre
• Cellulaire : Numéro
• Garde du corps : Nom
• Cellulaire : Numéro
• Personne-ressource : Nom | Titre
• Cellulaire : Numéro
• Date de la rencontre : Jour date mois année
• Heure d’arrivée pour l’accueil : Heure
• Lieu de l’accueil : Pavillon | Porte - Rue
• Déplacement : ☐ Taxi ☐ Voiture (Marque ______________ et Plaque_______________)
• Plan de circulation sur le campus et de stationnement : ☐ Joint
• Déroulement

Il ne faut pas oublier d’informer le Service de prévention et de sécurité de l’Université Laval (418 656-5555) pour planifier le moment de la visite de reconnaissance par le garde du corps.

Octroyer à chacune et chacun une place appropriée, selon la préséance à laquelle il a droit et le rang qui lui revient, constitue souvent un défi délicat à relever. Qui sera à la table d’honneur et sur quel siège? Comment préparer un plan de tables? L’exercice d’établir la préséance entre les individus composant un groupe consiste à établir la priorité et à déterminer qui passera avant qui.

Le placement, quant à lui, fait référence à l’espace qui sera occupé par chacun d’eux lors d’une activité officielle. Cet exercice exige de l’imagination et de la logique. Chaque activité nécessite de déterminer certains principes directeurs de même que les intentions poursuivies. Les règles de préséance peuvent varier et ne sont pas uniformes d’un pays à l’autre.

Pour en apprendre plus sur le placement et les plans de tables, consulter Dussault, op.cit., chapitre 3, «La préséance et le placement», p. 43 à 67.

Quel est l’ordre des prises de parole?

• Lors d'une cérémonie, d'une activité hommage ou de reconnaissance, lors d'un colloque, d'un congrès ou toute autre activité scientifique, l'ordre des prises de parole doit être établi selon les titres de fonction, du moins important au plus important, ou du plus important au moins important. L'hôte doit prendre la parole en premier lieu.
• Lors d'une annonce publique ou d'une conférence de presse, l'ordre des prises de parole est parfois établi selon les titres de fonction, du plus important au moins important, ou selon le rôle des intervenantes et des intervenants dans l'objet même de l'annonce.

Comment faire les salutations d’usage ou autres formules de traitement protocolaires?

• Il convient de saluer les intervenantes et intervenants selon leur fonction, de la plus importante à la moins importante, ou encore de façon générale (distingués invités).
• Il peut être judicieux d’indiquer, au besoin, la prononciation.
• La ou le maître de cérémonie énonce les salutations officielles formelles en regroupant, au besoin, des catégories pour éviter d’avoir plus de cinq salutations.
• Les autres qui prennent la parole à sa suite ne reprennent pas toutes ces salutations. Ils synthétisent plus spontanément. Par exemple, ils pourront dire « Chers invités, collègues et amis, je suis très heureux de prendre la parole aujourd’hui pour… ».

Référence : Dussault, op.cit., annexe 23, p. 635 et ss. et p. 640 à 716. Les formules sont classées par milieux (politique fédérale, provinciale, municipale; militaire; religieux; diplomatique; etc.)  Variation du lexique : Dussault, p. 239.

Pavoisement et déploiement des drapeaux

Le pavoisement est un outil de communication symbolique qui permet d’exprimer notre identité et nos valeurs. La disposition, la mise en berne et la préséance des drapeaux en sont les principales formes de représentation. Un éclairage de couleur peut aussi ajouter au pavoisement un message d’adhésion à diverses causes dont les valeurs rejoignent celles de notre université.

Le drapeau est un symbole de communication très formel régi par des règles protocolaires reconnues. Il est déployé aux fins de pavoisement et non comme élément de décor.

La Direction des communications est responsable du respect des règles protocolaires du pavoisement, c'est-à-dire du déploiement des drapeaux extérieurs et des drapeaux utilisés lors des activités officielles.

Quand l’Université pavoise-t-elle à l’intérieur?

• Le drapeau de l'Université Laval doit être placé lors de toutes les activités officielles, des annonces publiques, des activités publiques, des activités facultaires, départementales ou celles organisées par une unité. Certaines activités privées nécessitent également le positionnement du drapeau.
• Lorsqu'une ou un représentant du gouvernement du Québec prend la parole, le drapeau du Québec doit accompagner celui de l'Université.
• Dans la mesure du possible, le drapeau des dignitaires devrait aussi être déployé selon l'ordre de préséance (par exemple le drapeau d'une université partenaire, du pays des invités, etc.).

Signature d’entente

• Lors de la signature d’une entente, les drapeaux des organisations signataires doivent être déployés derrière la table de signature. Ainsi, lors de la signature d’une entente avec une université étrangère sur les lieux de l’Université Laval, les drapeaux de l’hôte ont préséance sur celui de l’invité. Le drapeau du Québec est au centre, celui de l’université hôte est à gauche et celui de l’université invitée est à droite.
• Aux côtés du drapeau d’un pays de l’Union européenne (UE), il faut déployer le drapeau de l’UE. Sa proportion est de 1:2 comme celui du Canada. Le drapeau que possède le BEC mesure 3 x 6 pi.
  

  Visiteur	Qc	ULaval
  Table de signature

• Dans le cas où le signataire étranger, par souci d’équivalence, désirerait déployer le drapeau de son pays ou de sa province en plus de celui de son université, le pavoisement serait différent. L’ordre de préséance serait de gauche à droite. Ainsi, le drapeau du Québec serait à gauche, celui du pays ou de la province de l’invité suivrait, puis viendraient celui de l’Université Laval et celui de l’université invitée en dernier à droite.
  

  Québec	Pays étranger	ULaval	Autre université
  Table de signature

  Aussi, il est important de souligner qu’un seul ensemble de drapeaux doit être utilisé pour le pavoisement dans une même salle. Dans le cas où il y aurait prise de parole derrière un lutrin avant la signature, il ne pourrait y avoir de drapeau derrière ce lutrin.

Prise de parole au lutrin

• Lors d’une activité où il y a prise de parole de l'équipe de direction et à laquelle participent des représentantes ou représentants d’autres organismes ou pays, les drapeaux sont déployés derrière le lutrin.
• Lorsqu’un organisme ou une entreprise est représenté, mais n’a pas de drapeau, il est possible de déployer une bannière rétractable (roll up) à la suite des drapeaux ou de l’autre côté de la scène ou de la salle.

Conférence de presse

• Lors d’une conférence de presse de l’Université, le drapeau du Québec et celui de l’Université Laval doivent être déployés.
• Lors d’une conférence de presse conjointe avec un gouvernement fédéral, provincial ou municipal, le positionnement des drapeaux se fera en ordre de préséance selon le nombre de drapeaux. Dans ces situations, les gouvernements prennent généralement le contrôle de la logistique et du protocole. Par contre, il est important de s’assurer que la place de l’Université est celle qui lui revient en tenant compte du rang de la personne qui représente l’Université et du fait que l’Université est l’hôte dans cette circonstance. Ainsi, dans le cas où une autre université serait présente, l’Université Laval aurait préséance.

Annonce publique de la recherche et des entités structurantes

• Lors d’une annonce publique de la recherche et d’enseignement, il arrive que plusieurs types de partenaires prennent la parole. Même si les entreprises privées ne figurent pas dans l’ordre de préséance du pavoisement, la présence de leur identité visuelle, généralement sous forme de bannière rétractable, doit être acceptée. Il s’agit d’une marque de reconnaissance puisque ces entreprises financent une partie ou l’entièreté d’une entité de recherche ou d’enseignement. L’ordre de préséance des entreprises privées pourra être déterminé en considérant leur contribution à la nouvelle entité. Une autre possibilité pour établir l’ordre de préséance d’entreprises ou d’organismes de même niveau est d’utiliser l’ordre alphabétique. Les bannières rétractables pourront suivre les drapeaux dans l’ordre de préséance ou être installées de l’autre côté de la scène ou de la salle.

Comment positionner les drapeaux?

De façon générale,

• Dans une salle événementielle, le drapeau est à l’avant à la droite du public (côté cour).
• Sur une tribune, il est placé à gauche (côté jardin). Si une personne prend la parole derrière un bureau ou un lutrin, le drapeau sera disposé derrière l’épaule droite de celle-ci.
• Un seul ensemble de drapeaux doit être utilisé pour le pavoisement dans une même salle.
• Lors d’activités officielles publiques, il convient de déployer le drapeau du visiteur en plus de ceux de l’Université Laval et du Québec, selon l’ordre de préséance requis.
• Si plusieurs mâts ou hampes sont placés en groupe, ils devront être identiques ainsi que leurs fleurons.
• Un seul drapeau peut être placé par mât ou hampe.
• Le drapeau ne doit jamais toucher le sol.
• Le cordon à la base du drapeau doit être noué solidement à la hampe afin de bien le tendre.

De façon particulière pour le drapeau de l’Université Laval,

• Les têtes d’alérions doivent être positionnées vers le haut et être inclinées vers la droite.

De façon particulière pour le drapeau du Québec,

• Il a préséance sur le drapeau de l’Université. Dans un ensemble de deux drapeaux, celui du Québec doit se retrouver à gauche de celui de l’Université (derrière l’épaule droite de l’oratrice ou orateur au lutrin).
• Correctement installé, il montre deux des fleurs de lys inclinées vers la droite: https://www.quebec.ca/gouvernement/portrait-quebec/drapeau-symboles-nationaux/drapeau/deploiement/institutionnel/regles-interieur-edifice.

De façon particulière pour le drapeau du Canada,

• Correctement installé, il montre la feuille d’érable inclinée vers la droite: https://www.canada.ca/fr/patrimoine-canadien/services/drapeau-canada-etiquette/place-honneur.html

De façon particulière pour les drapeaux internationaux (drapeau qui représente plusieurs nations) et les drapeaux nationaux des pays étrangers (drapeau d’un pays):

• Lors d’une rencontre internationale (comme le G7), l’ordre de préséance suit l’ordre alphabétique des pays représentés, dans la langue d’accueil de l’hôte. Pour l’Université Laval, l’ordre alphabétique des pays en français est applicable.
• Lors d’une activité internationale qui se tient à l’Université Laval (comme la Parade des drapeaux à un match du Rouge et Or), il faut porter une très grande attention à ces détails:
  • La mise à jour des drapeaux nationaux.
  • Le fait que des pays aient deux drapeaux, un pour le pavoisement interne et l’autre hors du pays. Il s’agit alors du drapeau de l’État et du drapeau national. Haïti et Monaco ont ces usages distinctifs.
  • Le positionnement sur la hampe, car inverser les couleurs peut causer des impairs importants.
• Aux côtés du drapeau d’un pays de l’Union européenne (UE), il faut déployer le drapeau de l’UE. Sa proportion est de 1:2 comme celui du Canada. Le drapeau que possède le BEC mesure 3 x 6 pi.

Quand l’Université met-elle ses drapeaux en berne?

Mise en berne nationale

• En vertu de l’article 10 du Règlement sur le drapeau du Québec, l’Université met le drapeau du Québec en berne lorsque le gouvernement du Québec décrète un deuil national. Ainsi, un avis aux villes et aux institutions est envoyé afin de leur demander de mettre leurs drapeaux en berne.

Mise en berne décrétée par l’établissement

• L’Université peut décider de mettre ses drapeaux en berne pour une raison qui lui est propre, par exemple pour souligner le décès d’une ou d’un membre de la communauté universitaire.
• Lorsqu’il y a mise en berne pour une raison interne, les drapeaux du Québec et du Canada devraient être retirés, à moins d’une entente avec le Protocole de ces deux paliers gouvernementaux. Par exemple, l’Université peut décréter une mise en berne pour un drame ou une tragédie pour un des nôtres, le décès d’un membre de l'équipe de direction en fonction, le décès d’un ancien membre de l'équipe de direction universitaire ou un drame dans un pays partenaire en mobilité ou en recherche. En cas de décès, le drapeau sera mis en berne le jour des obsèques, de l’aube au crépuscule.

Quand l’Université éclaire-t-elle la Place des drapeaux?

Le comité de direction de l’Université Laval a adopté le Calendrier des journées institutionnelles, qui sont soulignées par l’éclairage de la Place des drapeaux, située à l’entrée du campus donnant sur le boulevard Laurier. La mise en lumière de la Place des drapeaux symbolise l'engagement de l'Université à l’égard de journées et événements significatifs et différentes actions de communication peuvent accompagner l’illumination de la Place des drapeaux.

Nous vous invitons à consulter le calendrier des journées institutionnelles.

Comment entretenir les drapeaux?

• L’entretien d’un drapeau démontre le respect qu’on lui porte et que l’on porte à la personne morale qu’il symbolise. Le drapeau sera toujours propre, sans pli et en bon état. Il doit être changé lorsqu’il est délavé ou déchiré et il doit être en tout temps repassé. Il faut s’en défaire noblement (ne pas le jeter aux ordures sans plus de ménagement). De plus, il faut s’assurer qu’il ne touche pas le sol pendant son installation, notamment en plaçant le drapeau sur son épaule lors de la pose.
• Il est de la responsabilité de chacune des unités (facultés, services, etc.) de veiller à ce que ses drapeaux soient bien disposés dans une salle, qu’ils ne présentent aucune altération (taches, déchirures, décolorations) et qu’ils soient remplacés avant que ces altérations n’apparaissent.
• Les drapeaux doivent être pliés de façon convenable ou encore posés sur un cintre lorsqu’ils sont entreposés ou entre deux utilisations.
• Comment se procurer un drapeau?
• La Direction des communications peut prêter des drapeaux aux différentes unités. Pour en faire la demande, il suffit d’écrire à l’adresse suivante : activiteofficielle@ulaval.ca.
• Pour faire l’achat de drapeaux ou de mâts, il est possible de communiquer avec le service à la clientèle de L'Étendard.
• Les associations étudiantes qui désirent déployer le drapeau de l’Université Laval lors d’une compétition sportive, à titre d’exemple, doivent faire une demande au Bureau de la vie étudiante (BVE). Le BVE questionnera les associations sur la nature de leur activité et s’assurera de la bonne utilisation de ce symbole important qu’est le drapeau de l’Université Laval.

Référence : Dussault, Louis, Le Protocole, « Préséances entre les drapeaux des provinces et territoires au Canada, drapeaux municipaux, drapeaux internationaux », p. 449 à 477. De plus, il est possible de visiter les sites de l’Assemblée nationale du Québec, du Protocole du gouvernement du Québec et de Patrimoine Canada.

La Direction des communications est responsable de prévoir l’inventaire des cadeaux et des souvenirs protocolaires offerts par les membres de l'équipe de direction et d’en préparer la présentation. Au besoin, elle accompagne les membres de l'équipe de direction lors des remises. Elle peut conseiller les facultés et les unités dans le choix des cadeaux et des souvenirs offerts par les autres membres de la communauté.

Quelle est la différence entre un cadeau protocolaire et un souvenir?

Le cadeau

• Remettre un cadeau est un geste officiel. C’est une attention qui évoque les liens entre deux personnes, physiques ou morales.
• Le cadeau est normalement remis par un invité à son hôte ou par l’hôte à son invité. De distribution restreinte, il est réservé au chef de la délégation.
• Sa remise demande une inévitable mise en scène méticuleusement planifiée. En privé, en public, à la chambre d’hôtel? À la première rencontre? À la toute fin? Par qui et en présence de qui? Tout est question de jugement situationnel.
• Si une personne de l'externe, plus haut placée qu'une représentante ou un représentant officiel de l’Université Laval, remet un cadeau, il ne faut pas que le cadeau offert par l’Université à l’invité soit de plus grande valeur. Des vérifications s’imposent.
• Il convient de ne jamais remettre un objet promotionnel à une invité ou un invité de marque, seulement aux membres d’une délégation. Ces derniers doivent toujours recevoir un objet de valeur inférieure à celle d’un cadeau.
• Le cadeau n’est pas commercial ou produit en série. Il revêt un caractère unique. La remise d’un cadeau nécessite un motif apparent qui justifie de distinguer ainsi une personne qui nous visite ou qui est visitée. Il est utile de s’informer auprès des collaborateurs de la personne qui recevra le cadeau de ses goûts et de ses intérêts ou encore de chercher à évoquer le lien entre les deux pays concernés.
• Si le cadeau est remis publiquement, il ne faut pas l’emballer. On le dépose dans un sac à poignée.
• Il est important de s’informer de la valeur du cadeau qu’une invitée ou un invité peut recevoir. Il y a des règles éthiques distinctes au fédéral, au provincial, au municipal et pour les diplomates. À ce sujet, consultez le document Cadeaux, offrandes de fleurs et dons au décès (PDF) du Service des finances de l’Université Laval.

Le souvenir

• En geste de reconnaissance, le souvenir est remis à celles et ceux qui ont préparé le séjour d’une visiteuse ou un visiteur ou encore à l’ensemble des membres d’une délégation, sauf à la personne dirigeante qui reçoit un cadeau. Il est toujours de moindre valeur que le cadeau. Il n’est pas unique et est aussi moins personnalisé.
• Le choix du souvenir évoquera la personne ou l’institution qui l’offre ou encore l’activité à laquelle il est rattaché. On ne doit pas hésiter à mettre en valeur un artiste, une production locale ou une ressource naturelle.
• Le souvenir est d’usage et de prix courants.

Qu’est-ce qu’une correspondance officielle?

Par correspondance officielle, on entend une communication écrite, généralement sous forme de lettre, adressée à ou par une autorité reconnue.

C’est le cas, par exemple, lorsque la rectrice de l’Université écrit à l’ambassadrice ou l’ambassadeur d’un pays pour saluer la fin de son mandat, à une ou un ministre ou à une autre personnalité politique pour solliciter son appui, ou encore à la ou au récipiendaire d’un prix ou d’une distinction pour lui transmettre ses plus sincères félicitations.

Elle est habituellement brève, pas plus de 2 pages dans la mesure du possible. Son formalisme témoigne de son importance. Ce type d’écrit connaît une circulation élargie et une certaine longévité. Plusieurs personnes, à divers niveaux d’intervention, sont appelées à en prendre connaissance dans l’entourage de la ou du destinataire. On y place d’ailleurs souvent des personnes clés en copie conforme.

Comment rédiger une lettre officielle?

On distingue 6 parties dans une lettre officielle :

L’en-tête

On utilise généralement du papier à en-tête pour identifier l’auteure ou auteur et son organisation et pour conférer à la lettre un certain formalisme. Le lieu et la date sont toujours indiqués en haut. Par exemple : Québec, le 25 janvier 2022.

L’adresse

Elle comprend le titre de civilité, le nom et le titre de fonction de la ou du destinataire ainsi que son adresse. Elle peut aussi inclure l’adresse courriel. Par exemple :

Monsieur Gagnon
Directeur général
École nationale d’administration publique
Adresse civique
Adresse courriel (si transmis par courriel)

La formule d’appel

C’est la locution par laquelle on salue la ou le destinataire. Elle vient tout de suite après l’adresse et elle se termine par une virgule. Voici quelques exemples :

Monsieur,
Madame,
Monsieur le premier ministre,
Madame la directrice générale,
Professeure Tremblay,
Professeur Godin,

Le titre de civilité (Monsieur ou Madame) jumelé à un titre de fonction (maire ou mairesse, directeur ou directrice, etc.) ne doit pas être suivi d’un patronyme (Tremblay, Godin, etc.). On n’écrit donc pas Monsieur le directeur général Godin, mais bien Monsieur le directeur général.

Le corps de la lettre

Il est composé de paragraphes successifs, autant qu’il y a d’idées distinctes. Deux règles méritent d’être rappelées : celle du vouvoiement et celle de l’usage parcimonieux du « je ».

L’usage du « vous » est de mise. La référence aux relations éphémères d’ordre privé est à éviter (par exemple, évoquer une partie de golf). Pour exprimer une idée, il est parfois plus convaincant de parler au nom de son organisation en la désignant (par exemple, « en mon nom personnel et au nom de la communauté universitaire ») que d’employer le « je » dès le premier mot de la lettre. Le « je » s’impose, cependant, dans certaines formules de politesse finales.

La formule finale de courtoisie

Il s’agit du dernier paragraphe. Elle exprime en peu de mots les sentiments d’appréciation ou de déférence de la ou du signataire. Il existe des formules traditionnelles sur lesquelles tous s’entendent. On peut y recourir sans crainte de manquer d’originalité. Cette partie finale est très formelle.

Parmi les formules finales les plus courantes, on retrouve :

Je vous prie d’agréer, Monsieur/Madame, l’expression de mes sentiments distingués.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le directeur/Madame la directrice, l’expression de ma considération distinguée.
Veuillez recevoir, Monsieur Tremblay/Madame Tremblay, l’expression de mon très grand respect.
Veuillez recevoir, Professeur Côté/Professeure Côté, l’expression de mes sentiments reconnaissants.

Les formules finales raccourcies, comme « Amicalement » et « Bien à vous », sont réservées aux missives brèves rédigées sur une carte, aux lettres manuscrites ou encore aux messages informels par courriel.

La signature

Elle authentifie la lettre. Elle est précédée de la mention du titre de fonction. Par exemple :

La rectrice,
Sophie D’Amours

Le doyen de la Faculté de médecine,
Julien Poitras

S’il y a plus d’un signataire, ils se succèdent par ordre de priorité hiérarchique (à partir de la gauche, s’ils se trouvent sur la même ligne). Par exemple :

La rectrice,
Sophie D’Amours

La vice-rectrice aux ressources humaines et à l’équité, à la diversité et à l’inclusion,
Lyne Bouchard

La rectrice,                                         Le vice-recteur à l’administration,

Sophie D’Amours                             André Darveau

Est-il approprié de rendre une lettre officielle plus familière?

Dans une correspondance officielle entre égaux hiérarchiques qui se connaissent bien, il est possible d’ajouter une marque d’estime en jumelant ou en remplaçant l’appel proprement dit par « Cher collègue », « Chère consœur », « Cher ami ». Par exemple :

Monsieur le directeur général et cher ami,

Cher ami,

Comment transmettre une lettre officielle?

La lettre officielle peut être transmise par courrier postal, ou par courrier électronique pour plus de rapidité. Si elle est transmise par courriel, il convient d’ajouter, entre la ligne où sont mentionnés le lieu et la date et les lignes précisant l’adresse, la mention « PAR COURRIEL » (en majuscules). Il est également judicieux de cristalliser la lettre en format PDF pour assurer une mise en page soignée et rendre impossible toute modification.

Référence : Dussault, op. cit., chapitre 4, « La correspondance officielle et les titres honorifiques », p. 70 à 80.

Pour obtenir des services-conseils en matière d’activités officielles ou de protocole, écrivez à l’adresse suivante : activiteofficielle@ulaval.ca.

• Guide des bonnes pratiques – Présentation PowerPoint (PDF)

Demandes d'entrevue et d'information

Toutes les demandes d'entrevue qui concernent la gestion de l'Université Laval ou de ses composantes doivent être acheminées à la Direction des communications de l'Université Laval.

Si une personne représentante des médias s'adresse à vous, soit par téléphone, par courriel ou en personne, pour une demande d'entrevue ou une demande d'information qui concerne la gestion universitaire, précisez d'abord que vous n'êtes pas porte-parole de l'Université et dirigez-la vers l'équipe des affaires publiques de la Direction des communications de l'Université Laval.

Merci de ne pas tenter de répondre vous-même à la question ou d'expliquer rapidement la situation. L'ensemble de vos propos pourrait être cité par la ou le journaliste, ou utilisé dans le cadre d'un article ou d'un reportage.

Vous pouvez prendre en note le nom et les coordonnées de la ou du journaliste et informer l'équipe des affaires publiques, qui assurera un suivi rapide auprès de cette personne et avec le vice-rectorat concerné par la demande.

Pour joindre l'équipe des affaires publiques:

Medias@ulaval.ca
418 656-3355

Demandes d'expertise

Pour les demandes d'expertise adressées aux membres du corps professoral, à ceux des équipes de recherche ou aux enseignantes et enseignants, aucune autorisation n'est requise par la Direction des communications. Les membres de l'Université Laval ont la liberté de s'exprimer publiquement sur des sujets liés à leurs expertises. Il est possible de communiquer avec l'équipe des affaires publiques pour que la personne experte puisse obtenir un appui.

Préparation aux entrevues, formation de porte-parole auprès des médias

Sachez que la Direction des communications offre un accompagnement pour la préparation d'entrevue et une formation de groupe ou individuelle de porte-parole auprès des médias. Ces services sont offerts aux membres du corps professoral, aux doyennes et doyens ainsi qu'aux directrices et directeurs d'unité.

Pour en savoir davantage sur le niveau 1 et le niveau 2 de la formation Entrevue avec les médias

Tout projet de tournage ou de prise d'images (vidéo ou photo) sur le campus doit suivre le processus d'autorisation en place.

Consultez la page Autorisation de tournage de l’Université Laval pour obtenir tous les détails et pour avoir accès au formulaire de demande à remplir.

Notez que, même si vous avez un projet de dernière minute ou qu'une représentante ou un représentant des médias veut se présenter sur le campus rapidement, il est important d'aviser l'équipe des affaires publiques en écrivant à medias@ulaval.ca ou en appelant au 418 656-3355.

La diffusion des communiqués de presse relève de la Direction des communications.

On peut diffuser un communiqué de presse aux médias pour relayer une nouvelle intéressante à grande échelle. Les médias permettent de joindre les publics externes à l'Université Laval: les partenaires, les acteurs sociaux et gouvernementaux, les organisations, les citoyennes et citoyens intéressés par la science, l'enseignement et l'innovation, les collégiennes et collégiens, etc.

À l'Université Laval, plus d'une centaine de communiqués de presse sont diffusés chaque année, puisque les nouvelles intéressantes et pertinentes pour les publics externes sont nombreuses.

Les occasions suivantes sont de bons prétextes pour diffuser un communiqué de presse:

• Activités officielles publiques
  • Collation des grades
  • Planification stratégique
  • Rapport à la communauté
  • Prix d'excellence en enseignement
  • Hommage aux professeures et professeurs émérites
• Annonces publiques sur divers sujets en lien avec les activités de l'Université Laval
• Campagnes de l'Université
  • Notoriété
  • Information
  • Sensibilisation
• Événements d'envergure en lien avec les études ou la recherche
  • Colloque international
  • Congrès d'envergure
  • Conférence grand public
  • Portes ouvertes
  • Rentrée
• Élection au rectorat
• Ententes de partenariat entre l'Université et divers acteurs
• Expositions culturelles et concerts
• Inaugurations
  • Nouvelle infrastructure
  • Laboratoire
  • Espace
• Développement durable
  • Rapport annuel et bilan
  • Positionnement
• Prix et distinctions remarquables
• Recherche et enseignement
  • Résultats de recherche issus de publications scientifiques
  • Innovation en recherche et en enseignement
  • Subvention et financement
  • Partenariat en recherche
  • Nouveau programme d'enseignement original
• Résultats exceptionnels à une compétition étudiante d'envergure
• Situations d'urgence
  • Fermeture de l'Université ou indication particulière concernant un pavillon

N'hésitez pas à vérifier auprès de l'équipe des affaires publiques si un sujet est digne de mention.

Suggérer un communiqué de presse

Pour suggérer un sujet de communiqué de presse:

• Bien cerner les détails du sujet qui sont susceptibles d'intéresser les médias et faire une proposition de communiqué de presse en écrivant à medias@ulaval.ca, en précisant le moment de diffusion souhaité, afin de cibler provisoirement une date.
• Attendre qu'une ou un membre de l'équipe des affaires publiques communique avec vous afin de planifier la diffusion et de cibler les médias susceptibles d'être intéressés par l'information.

Lorsque le plan de diffusion sera établi avec l'équipe des affaires publiques:

• Rédiger un communiqué de presse en suivant les règles de rédaction d'un bon communiqué de presse.
• Faites-le parvenir à l'adresse medias@ulaval.ca.

L'équipe des affaires publiques souhaite diffuser vos communiqués; n'hésitez pas à soumettre des propositions!

Consulter les listes de presse

La Direction des communications possède plusieurs listes de presse à jour dans différents domaines, dont les suivants:

• Affaires
• Agriculture et alimentation
• Culture
• Environnement
• Médias anglais internationaux
• Médias anglophones québécois
• Recherchistes
• Toutes les régions du Québec
• Santé
• Sciences et génie
• Sports

Vous souhaitez élaborer une nouvelle liste ou vous assurez qu'un média précis figure sur ces listes? N'hésitez pas à communiquer avec nous.

Un communiqué de presse est un texte écrit qui informe d'une nouvelle sur une organisation. Ce texte est acheminé par courriel aux médias, qui peuvent relayer l'information dans leurs articles et reportages et faire des demandes d'entrevue sur le sujet. Un communiqué de presse est écrit à la troisième personne et est normalement assez court.

Pour vous aider, vous pouvez utiliser ce gabarit à titre de référence.

Sa structure est la suivante:

• Identité visuelle de l'organisation
  • Placée dans le coin gauche du communiqué
• Titre
  • Court et accrocheur
• Sous-titre
  • Pas nécessaire, mais peut apporter une précision
• Date de diffusion et lieu
  • Ex: Québec, le 19 avril
• Lead ou chapeau
  • Environ 2 ou 3 phrases
  • En général, le premier paragraphe d'un communiqué de presse répond aux questions suivantes: qui?, quoi?, quand?, où?, pourquoi?, comment?
• Corps du texte
  • Un paragraphe par idée
  • Un texte court, entre 400 et 800 mots
• Citations pertinentes
  • Ne pas intégrer trop de citations
  • Deux ou trois citations au maximum
  • Au besoin, demander à l'équipe des affaires publiques une citation d'un membre de l'équipe de direction de l'Université Laval (l'équipe des affaires publiques se chargera de la rédiger et de la faire approuver)
• À propos
  • Université Laval
    À propos de l'Université Laval
    Facebook | Twitter | Linkedin
• Le chiffre 30, placé entre deux traits d'union (-30-)
  • Signe, placé au centre de la dernière ligne d'un communiqué, qui indique la fin d'un texte («fin»)
  • Pour préciser la limite d'un texte à publier
• Pour renseignements
  • Coordonnées d'une ou deux personnes-ressources qui proviennent de votre unité ou faculté et qui sont en mesure d'accorder des entrevues
• Source
  • Coordonnées de l'équipe des affaires publiques:
  • Équipe des affaires publiques
    Université Laval
    418 656-3355
    medias@ulaval.ca
    Compte Twitter Médias
    Salle de presse YouTube

Définissez la nature du projet de traduction. Vous devez déterminer si une traduction à l’interne serait possible et suffisante. Selon la nature du texte (utilisation unique ou pérenne), une traduction interne peut répondre à votre besoin.

En premier lieu, assurez-vous de consulter les éléments de traduction mis à votre disposition:

• Le lexique trilingue français, anglais et espagnol
• Le site de l’Université
  • ulaval.ca/en
  • ulaval.ca/es
• Les sites facultaires traduits
• Les brochures traduites en anglais

Si vous ne trouvez pas les termes que vous souhaitez traduire dans ces sources officielles, vous pouvez solliciter la Direction des affaires internationales et de la Francophonie (DAIF) ou une agence de traduction, selon la nature et l’objectif du texte à traduire.

Au regard des contenus à traduire et de leur vocation, il est possible de communiquer avec l’équipe de la DAIF afin d’obtenir son appui pour la traduction de certains contenus.

Nous vous invitons à soumettre votre demande en écrivant à DAIF Communication Marketing. Assurez-vous de prévoir un délai de 5 à 10 jours afin que l’équipe puisse traiter votre demande. La DAIF évaluera si elle peut prendre en charge la traduction ou si vous devez effectuer vos démarches auprès d’une agence.

Vous pouvez également contacter une ou deux agences externes pour connaître leurs tarifs et leurs disponibilités.

Agences de traduction recommandées

Traduction français-anglais / anglais-français

• Anglocom
• Traduction Postrophe
• Tracey-Lee Batsford

Traduction français-anglais / anglais-français / français-espagnol / espagnol-français

• Coop Edgar
• Sematos

Traduction dans différentes langues européennes, asiatiques, du Moyen-Orient, des pays de l’Est et scandinaves

• Asiatis

Mise au format

Intégrez votre texte à traduire dans un fichier Word. Ce format facilitera la tâche de l’agence ou de la personne contactée. Sachez que certaines agences facturent la mise au format Word: prenez donc l’habitude de le faire au préalable.

Documents source et cible

Il est impératif d’indiquer les langues source et cible de la traduction, par exemple du français (langue source) vers l’anglais (langue cible).

Si la demande de traduction concerne uniquement certains passages d’un texte, vous pouvez indiquer ces passages dans le document source en les surlignant, puis joindre s’il y a lieu le texte cible où les passages seront intégrés une fois la traduction effectuée.

Pratiques à éviter:

• Coller les passages à traduire dans le document cible (par exemple, coller des termes ou des phrases en français – à traduire –, dans le document en anglais).
• Intégrer vos consignes particulières dans le corps du texte du document source ou du document cible. S’il y a lieu, indiquez ces consignes en commentaires (sous l’onglet Révision, cliquez sur Nouveau commentaire) ou listez-les dans votre courriel à l’agence de traduction. Vous pouvez aussi les joindre dans un autre document.

Échéance

Indiquez une date d’échéance. Si la demande de traduction n’est pas urgente, vous pouvez simplement demander à quel moment la traduction peut être réalisée.

Devis

Vous devez également demander un devis avant d’approuver la demande de traduction. Si votre demande est urgente, soyez à l’affut du suivi de votre demande afin de ne pas retarder le processus.

Résumé de la demande de traduction

Votre demande de traduction par courriel devra donc comporter:

• Un document Word avec le texte à traduire
• La langue source du document et la langue cible de la traduction demandée
• Une date d’échéance
• Une demande de devis pour connaître le montant estimé de la traduction
• Un rappel des bonnes pratiques de traduction:
  • Ne pas utiliser de contraction: you will, does not, do not, etc.
  • Utiliser le lexique pour tous les termes qui s’y trouvent
  • Adopter un ton qui correspond à celui de l’Université
• Toute information complémentaire pertinente: consignes particulières, éléments à ne pas traduire (s’il y a lieu), etc.
• Tout document de référence pertinent ou lien vers des pages Web ulaval.ca pouvant servir de référence à la traduction.

Notez que selon la date d’échéance et le compte de mots de la demande, le prix pourrait varier.

Selon les cas (nature de la demande de traduction, structure de travail), vous devrez faire approuver le montant de la traduction par le service des finances de votre unité. Pour ce faire, envoyez un courriel en indiquant brièvement la demande de traduction ainsi que le montant requis.

Si les besoins en traduction deviennent plus fréquents, vous pouvez déterminer en amont un budget pour les traductions récurrentes. Dans ce cas, en dessous d’un certain montant, vous pourrez tout simplement transmettre le devis afin que le service des finances soit avisé pour la facturation à venir sans avoir besoin d’une approbation.

À la réception du devis, et après vérification du montant, vous devez l’approuver afin que l’agence puisse commencer la traduction.

À la réception de la traduction, il est indispensable de s’assurer de la qualité de celle-ci avant de l’approuver. Il faut donc réviser le document traduit ou l’envoyer en relecture.

Selon l’organisation et les personnes-ressources à votre disposition, vous devrez peut-être solliciter plus d’une personne pour mener à bien la révision.

À réviser principalement:

• La qualité de l’information: est-ce que la traduction dénature le propos tenu par l’Université?
• Le respect du lexique et des termes utilisés par l’Université: est-ce que la personne qui a traduit le texte a bien repris les éléments de langage de l’Université?
• La qualité de la langue: est-ce que le ton et le style de la rédaction correspondent aux standards de l’Université?

Pour ce faire, vous devez reprendre ou envoyer la version en français du document afin de faciliter la révision. Il sera ainsi plus facile de comprendre ou de se remémorer le sens du texte que l’on a fait traduire.

Si la traduction reçue comporte des enjeux, vous pouvez demander des ajustements à l’agence ou à la personne contactée, par exemple changer un terme controversé ou trop complexe. Dans le cas contraire, vous pouvez approuver la traduction afin de clôturer votre demande.

Une fois les contenus approuvés, si vous jugez qu’il serait pertinent qu’un ou des termes soient ajoutés au lexique, veuillez les transmettre à la Direction des affaires internationales et de la Francophonie. Chaque nouveau terme sera ainsi publié afin d’être utilisé correctement dans toutes les communications à venir.

Il est impératif de bien classer les traductions que vous recevez. Ainsi, il sera plus facile à l’avenir de vérifier si un texte a déjà été traduit.

De même, si vos demandes de traduction deviennent récurrentes, vous pouvez mettre en place un fichier de suivi des traductions. Tenir un tableau de bord de toutes vos demandes vous permettra de simplifier vos processus internes. Vous pourrez retrouver rapidement tous les éléments importants: date d’envoi, montant du devis, facture envoyée, etc.

• Principes de base du design (PDF)